Serwer wiadomości – komunikacja z pracownikami

Problematyczna obsługa wiadomości email w bibliotece miejskiej

Biblioteka miejska, która w swoich strukturach ma ponad 30 filii na terenie miasta wdrożyła oprogramowanie eAuditor w całej swojej organizacji. Po uporządkowaniu kwestii związanych z zarządzaniem sprzętem komputerowym oraz licencjami, dział IT rozpoczął pracę nad przygotowaniem wdrożenia bieżącego monitorowania. Na tym etapie szczególnie istotna okazała się komunikacja z użytkownikami. Dotychczas dział IT korzystał z przekazywania informacji za pomocą wiadomości e-mail. Jednak nie sprawdziło się to m.in. przez:

• brak odpowiedzi na otrzymany e-mail,
• brak informacji o jego przeczytaniu,
• opóźnienie dotyczące obsługi poczty.

Jakiego systemu poszukiwał klient?

Klient potrzebował systemu IT, w którym uzyska informacje o tym, kiedy i kto przeczytał daną wiadomość oraz które z nich oczekują na odczytanie. Interesowała go także możliwość wysyłania ostrzeżeń – wiadomości, które zostaną wyświetlone na ekranie komputera bez konieczności ich akceptowania przez pracownika za pomocą połączenia szyfrowanego. Ponadto Klient oczekiwał możliwości stworzenia danego konta administratora, którego uprawnienia ograniczone będą wyłącznie do funkcji związanych z komunikacją z użytkownikami. Zależało mu także na możliwości wysłania wiadomości do wielu użytkowników jednocześnie, jednak z zachowaniem podziału strukturalnego, np. wyślij wiadomość do wszystkich pracowników filii nr 1.

Przebieg wdrożenia systemu eAuditor w bibliotece miejskiej

Odpowiedzią na potrzeby Klienta było zapoznanie się i zastosowanie mechanizmów systemu eAuditor dotyczących serwera wiadomości. Jest to zespół 4 elementów funkcjonalnych odpowiadających za komunikację z pracownikami:

1. szybka wiadomość – w ramach której Administrator może natychmiastowo – w mniej niż 10 sekund! – wyświetlić np. komunikaty ostrzegawcze wszystkim lub wybranym pracownikom.

2. treść wiadomości – powiadomienia, które wysyła Administrator do Użytkownika. Warto zaznaczyć, że to użytkownik decyduje, kiedy wyświetli i przeczyta otrzymaną wiadomość.

3. e-learning – rozbudowany system cyklicznego wysyłania wiadomości (np. szkoleniowych, informacji o zmianach w regulaminach, powiadomień przypominających o dobrych praktykach pracy z komputerem itp.)

4. komunikator – który w tym przypadku nie był podstawowym oczekiwaniem Klienta, jednak pozwala na prowadzenie czatu między Administratorem a Użytkownikiem.

Jedną ze znaczących zalet i jednocześnie cech programu eAuditor jest system nadawania uprawnień. Pozwala na stworzenie dowolnej liczby kont administracyjnych, z których każdy może otrzymać unikatowe i szczegółowe uprawnienia. Profil, który założono zgodnie z oczekiwaniami Klienta, obejmował następujące warunki:

• dostęp wyłącznie do funkcji: szybka wiadomość i wiadomości (wszelkie widoki w systemie m.in. o komputerach, licencjach, monitorowaniu mają być niedostępne/nieaktywne);
• możliwość wysyłania wiadomości do wszystkich użytkowników;
• możliwość wysyłania wiadomości „do komputerów” w celu ich automatycznego wyświetlenia (bez potwierdzenia przez użytkownika), ograniczona wyłącznie do wskazanych struktur organizacyjnych.

Co zyskał klient, dzięki systemowi eAuditor?

W efekcie zastosowania powyższych narzędzi zbudowano nowy standard komunikacji pomiędzy działem IT a pracownikami. Dzięki temu klient zyskał:

• Szybkie wiadomości (ostrzeżenia/alerty), które wykorzystywane są w przypadku, gdy należy niezwłocznie poinformować pracowników, np. o planowanej przerwie w dostępie do zasobów sieciowych, a także gdy należy ostrzec pracowników np. przed otwieraniem podejrzanej korespondencji wysyłanej na skrzynki e-mail (ataki phishingowe).
• Możliwość wykorzystania wiadomości jako podstawowej formy informacji przekazywanych użytkownikom do komputerów. Dzięki zdefiniowania cyklu wysyłania wiadomości, Administratorzy mają pewność (oraz potwierdzenie w systemie), że każdy pracownik – np. raz w miesiącu – otrzyma określoną informację.
• Możliwość udostępnienia komunikatora dla użytkowników, z którego mogą skorzystać w razie potrzeby uzyskania szybkiego kontaktu z działem utrzymania sprzętu.

Wykorzystaniem funkcji e-learning zainteresował się także dział kadr, który odpowiedzialny jest za organizację szkoleń wewnętrznych (w tym szkoleń dotyczących przestrzegania regulaminów). Po krótkim wprowadzeniu dział kadr przeprowadził pilotażowe szkolenie przypominające o najważniejszych założeniach regulaminów. Dokonano następujących zmian:

• Wprowadzono cykl komunikatów zawierających treści, zdjęcia oraz linki,
• Następnie zdefiniowano warunki przeprowadzenia szkolenia. Przez dwa tygodnie dostarczana będzie jedna wiadomość/lekcja dziennie (w dni robocze, oprócz poniedziałków),
• Szkolenie zostało wysłane do wszystkich pracowników i od tego momentu możliwe było bieżące ewidencjonowanie jego postępów w ujęciu „osoba – temat szkolenia – postęp”, np. dany użytkownik uczestniczył w 3 z 8 szkoleń dot. BHP.

Może Cię zainteresować