Spis treści
Q&A – po webinarze Sygnaliści w praktyce
W dobie rosnącej świadomości na temat etyki w miejscu pracy, implementacja odpowiednich procedur dla sygnalistów staje się nieodzownym elementem funkcjonowania wielu organizacji. Wprowadzona ustawa o sygnalistach budzi wiele pytań i wątpliwości, szczególnie w kontekście obowiązków, jakie nakłada na pracodawców. W niniejszym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania związane z tą ustawą, pomagając zrozumieć, jakie działania należy podjąć, aby spełnić nowe wymogi prawne. Warto zaznaczyć, że odpowiedzi udzielone na stronie BTC nie zastępują porady prawnej udzielonej przez wyspecjalizowany podmiot.
Pytania i odpowiedzi dotyczące ustawy o sygnalistach
1. Czy do liczby 50 osób zatrudnionych wliczają się również pracownicy tymczasowi zatrudniani przez agencję pracy tymczasowej, z którą podpisano umowę?
Zgodnie z literalną wykładnią przepisów, istotne jest miejsce świadczenia pracy oraz stosunek zatrudnienia. Jeśli pracownicy tymczasowi nie są formalnie zatrudnieni przez pracodawcę, ale świadczą dla niego pracę, nie wydaje się, aby byli objęci przepisami ustawy.
2. Czy anonimowość zgłoszeń wynika wprost z ustawy?
Z przepisów ustawy możemy wyczytać, że podmioty prywatne mogą utworzyć kanał zgłoszeń anonimowych. Wynika to z wykładni systemowej przepisów art. 25 ust. 1 pkt 3.
3. Czy stowarzyszenia również obejmuje ustawa o sygnalistach?
Tak, ustawa obejmuje podmioty prawne, więc stowarzyszenia rejestrowe posiadające osobowość prawną są nią objęte.
4. Jakie rozwiązania dla kanałów zgłoszeń w formie papierowej można zastosować w spółce?
Najbardziej prawdopodobnymi rozwiązaniami są urna podawcza lub skrzynka pocztowa.
5. Czy każdy pracownik firmy, nawet powyżej 1000 pracowników, może skorzystać z platformy?
System dla sygnalistów jest w stanie obsłużyć nieograniczoną liczbę sygnalistów jednocześnie. Testowane środowisko obejmowało tysiące zgłoszeń dokonywanych jednocześnie oraz setki tysięcy zgłoszeń przechowywanych w bazie systemu.
6. Czy ustawa obejmuje agencje rekrutacyjne, które nie zatrudniają pracowników?
Ustawa jasno precyzuje, że chodzi o podmioty posiadające pracowników. W tym przypadku agencja działa jako pośrednik umów cywilnych, więc jest objęta przepisami ustawy.
7. Czy każdy pracownik może być sygnalistą?
Każda osoba może zostać sygnalistą, także sprawca. Sygnalista samodzielnie decyduje o ujawnieniu swoich danych zgodnie ze swoim sumieniem.
8. Czy sygnalista może pozostać anonimowy na zawsze?
System nie przyporządkowuje zgłoszeń grupami, ale każde zgłoszenie ma swój indywidualny kod logowania, co pozwala na nieograniczoną anonimowość.
9. Czy dane wprowadzone do systemu przechowywane są na serwerach jednostki, której dotyczy zgłoszenie, czy na Państwa zasobach, np. w chmurze?
System funkcjonuje jako instalacja on-premise, co oznacza, że dane nie są przechowywane przez firmę BTC Sp. Z.o.o
10. Jak przygotować się do nowych regulacji? Jakie są wymagane procedury?
Do dnia 25 września system powinien działać w instytucji jako kanał zgłoszeń wewnętrznych. W celu jego przygotowania potrzebne jest uchwalenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, ustalenie personaliów osób odpowiedzialnych za ich rozpatrywanie oraz wdrożenie samego systemu. Firma BTC pomoże Państwu na każdym z tych etapów.
11. Czy kanał dostępu może być tylko i wyłącznie w postaci urny, do której będą wrzucane zgłoszenia?
Kanał zgłoszeń wewnętrznych musi obejmować zgłoszenia pisemne, telefoniczne lub elektroniczne. O ile system obsługi sygnalistów zapewnia pełność, urna musi być wspierana innym kanałem zgłoszeń.
12. Czy stowarzyszenie, które prowadzi 4 szkoły, opracowuje regulaminy i organizuje platformę wspólnie, czy każda szkoła robi to samodzielnie?
Na podstawie umowy ze stowarzyszeniem, szkoły posiadające osobną osobowość mogą zlecić mu działanie w ich imieniu i prowadzenie wspólnej platformy. Jeżeli szkoły są własnością stowarzyszenia i nie mają osobnej osobowości, tylko stowarzyszenie jest zobligowane do prowadzenia kanału zgłoszeń.
13. Czy system do obsługi sygnalistów musi być dostępny w Internecie?
Tak, system obsługi sygnalistów jest platformą webową i musi być dostępny w Internecie w zakresie ustalonym przez administratora.
14. Kto może być administratorem zgłoszeń sygnalistów?
Administrator zgłoszeń powinien być pełnoletnią osobą.
15. Czy według ustawy opcja komunikacji z sygnalistą musi być zapewniona?
Tak, ustawa wymaga powiadamiania sygnalisty o podjętych działaniach, więc komunikacja jest wymogiem ustawowym.
16. Czy działając w firmie międzynarodowej, możemy używać procedury grupy, czy nowe procedury muszą być przygotowane na Polskę?
Procedura używana przez polską placówkę musi być sporządzona po polsku i zgodna z polską regulacją. Nie wyklucza to stosowania jednej wspólnej procedury.
17. W jaki sposób sygnalista jest powiadamiany o zmianie statusu jego sprawy?
Sygnalista jest zobligowany do sprawdzenia stanu swojego zgłoszenia ze względu na konieczność ochrony jego anonimowości.
Podsumowanie
Wprowadzenie i utrzymanie skutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami i promowania kultury etycznej w organizacji. Chociaż ustawa o sygnalistach może wydawać się skomplikowana, odpowiednie przygotowanie i zrozumienie jej wymogów pozwala nie tylko na spełnienie obowiązków prawnych, ale również na stworzenie bezpiecznego środowiska pracy. Pamiętajmy jednak, że każdy przypadek może być inny, dlatego warto skonsultować się z wyspecjalizowanymi doradcami prawnymi, aby mieć pewność, że wszystkie aspekty zostały prawidłowo wdrożone.
