Zarządzanie drukarkami w firmie
Dowiedz się, jak efektywnie zarządzać drukarkami w firmie
Spis treści
Efektywne zarządzanie drukarkami w organizacji
Obecnie wiele firm opiera swoje działania na pracy z dokumentami elektronicznymi, jednak mimo to forma papierowa ze względu na specyfikę i wymogi niektórych branż jest nadal często wykorzystywana. Ponadto w wielu firmach koszty druku są bardzo wysokie, a kwestie związane z zarządzaniem sprzętem drukującym bagatelizowane. Dlatego, jeżeli zależy Ci na wymiernych korzyściach i sprawnym zarządzaniu flotą drukarek w całej firmie, powinieneś rozważyć wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego, który umożliwia łatwe identyfikowanie problemów.
Monitorowanie stanu urządzeń drukujących w systemie eAuditor
W systemie eAuditor monitorowanie drukarek może obejmować wszystkie bądź jedynie wskazane urządzenia – zarówno podłączane lokalnie do komputerów, jak i urządzenia sieciowe. Funkcja ta pozwala na automatyczne odczytywanie informacji o bieżących alertach na każdej drukarce. Umożliwia weryfikację faktycznego stanu tonerów, a także odczytywanie statusu wszystkich dostępnych w sieci drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Administratorzy IT, dzięki możliwości odczytywania informacji o alertach drukarki, mogą kontrolować stan urządzeń w całej organizacji, zwiększając wydajność pracy. Dodatkowo mogą także konfigurować powiadomienia o bieżących błędach drukarki. Ponadto przekazywane podczas monitoringu dane wskazują na użytkownika, czas i komputer, z jakiego dana osoba dokonała wydruku.
To pozwala na znaczne ograniczenie prywatnych działań dokonywanych na służbowym sprzęcie. Automatyczna autoryzacja użytkowników, którzy dokonują wydruków, przekłada się zatem na znaczny spadek kosztów, oszczędności i zwiększenie bezpieczeństwa obiegu dokumentów w organizacji. System pozwala także na bardziej zaawansowaną identyfikację sprzętu i obsługę powiadomień, przekazując informacje o nazwie, formacie, lokalizacji, liczbie stron i kopii drukowanego dokumentu. Szczegółowe dane o wszystkich urządzeniach drukujących w organizacji znajdują się w jednym miejscu w konsoli systemowej. Dzięki temu administratorzy w szybki sposób zyskują informacje o:
- przeciążonych i niewykorzystywanych drukarkach,
- użytkownikach drukujących najwięcej dokumentów,
- czasie, w którym generowane są największe ilości wydruków.
Dodatkowo mechanizm monitorowania wydruków pozwala na zdefiniowanie kosztów druku dla każdego urządzenia. Koszty wydruków uwzględniają koszt tonera (kolorowy/czarny) oraz koszt papieru. Dzięki temu oprócz ewidencji ilościowej prezentowane są statystyki dotyczące sumarycznych i szczegółowych kosztów wydruków za pośrednictwem wbudowanego algorytmu. Oprócz usługi zarządzania drukiem, istotne jest także inwentaryzowanie, aby zachować dokładną konfigurację sprzętową.
Inwentaryzacja drukarek w systemie eAuditor
Jeżeli zarządzasz dużą flotą urządzeń drukujących, ich ręczna inwentaryzacja mogłaby okazać się skomplikowanym i długotrwałym zadaniem. Jednak z systemem eAuditor szybko i sprawnie zinwentaryzujesz wszystkie drukarki w swojej organizacji. To oprogramowanie bogate w funkcje usprawniające prace z urządzeniami drukującymi, zapewniające bezpieczeństwo danych. W konsoli automatycznie wygenerujesz ponad 200 raportów, które możesz wysłać mailem wraz z uwzględnieniem parametrów statystycznych i dynamicznych. Dodatkowo możesz przeprowadzić ewidencję drukarek, których informacje pochodzą z systemów zewnętrznych. Wówczas inwentaryzacja zostanie wykonana poprzez zaimportowanie zasobów do ewidencji lub za pośrednictwem sieci w poszukiwaniu urządzeń określonego typu. Niezależnie od sposobu wykrycia urządzenia wielofunkcyjnego i drukującego, może ono bez problemu zostać dodane do systemu także manualnie. Ponadto dzięki webowej konsoli, z dowolnego miejsca i urządzenia przeniesiesz się do rozbudowanego interfejsu, gdzie znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje dotyczące drukarek.
