Zarządzanie licencjami oprogramowania

Zarządzanie licencjami oprogramowania w organizacji

Zarządzanie licencjami oprogramowania (SAM, z ang. Software Asset Management) to jedna z kluczowych kwestii, która wymaga stałego nadzoru w organizacji. Obejmuje m.in. weryfikowanie kluczy licencyjnych oraz nadzorowanie wykorzystanych licencji. Organizacje, które w sposób nieprawidłowy nadzorują licencje, zaczynają mieć coraz większe problemy. Brak nadzorowania ich legalności lub czasu trwania może wiązać się z wysokimi kosztami dla organizacji. Dodatkowo postępująca cyfryzacja wymusza na wielu firmach konieczność zmian w celu dostosowania się do rozwijającej się technologii, co ma związek m.in. z wykorzystaniem większej liczby oprogramowań. Nieznajomość zasad, dotyczących tego, w jaki sposób prawidłowo zarządzać licencjami naraża więc firmę na duże ryzyko prawne. Aby uchronić się przed takimi sytuacjami jak np. naruszenie warunków licencyjnych, warto właściwe zarządzać licencjami.

Ryzyka związane z nieodpowiednim zarządzaniem licencjami

• negatywne wyniki audytu – stwierdzenie niezgodności licencyjnych w trakcie audytów wiążą się często z wysokimi karami pieniężnymi. W przypadku rażących naruszeń kary te mogą znacząco wzrosnąć i wynosić nawet milion złotych. Najczęściej dotyczą one kwestii związanych z integracją licencjonowanego oprogramowania z innymi systemami czy niedopilnowaniem opłat licencji, które już wygasły. W sytuacji, gdy organizacja nie przejdzie audytu, musi także liczyć się z wieloma procesami prawnymi, aby doprowadzić infrastrukturę do pożądanego stanu.
• nieefektywne wykorzystanie oprogramowania – brak wiedzy w kontekście zarządzania licencjami przekłada się na nieefektywny sposób wykorzystania programów oraz nieadekwatne określenie potrzeb zakupowych. Administratorzy nie są świadomi eksploatacji różnego rodzaju oprogramowań w organizacji, przez co nie mogą dokonywać świadomych zakupów. To powoduje wysokie wydatki w firmie i przekłada się na nieefektywne ich wykorzystywanie.
• zmniejszenie bezpieczeństwa IT – nielegalne wykorzystanie oprogramowania i pobieranie go z niepewnych źródeł znacząco podnosi ryzyko zainfekowania komputerów. W przypadku wykrycia korzystania przez pracowników z nielegalnych oprogramowań firmie także grożą wysokie kary. Szczególnie jest to uciążliwe w sytuacji, gdy organizacja jest rozbudowana i posiada ok. 1000 komputerów z nielegalnym oprogramowaniem. Wówczas koszty poniesione przez organizację w związku z brakiem nadzorowania oprogramowań są naprawdę wysokie. Znacznie tańszym i bardziej optymalnym rozwiązaniem byłby zakup systemu do zarządzania oprogramowaniami. Dzięki niemu organizacja jest w stanie zapanować nad programami na komputerach, ponosząc jednorazowy koszt na zakup systemu.

Korzyści z zarządzania licencjami oprogramowania w organizacji

Oprogramowanie do zarządzania licencjami w organizacji pozwala na zwiększenie optymalizacji kosztów w organizacji oraz efektywne zarządzanie ryzykami. To przede wszystkim także szansa na usprawnienia rozwiązań licencyjnych w firmie. Znacząco zwiększa skuteczność zarządzania infrastrukturą oraz bezpieczeństwem IT. Odpowiedni system do rozliczania licencji oprogramowania umożliwia też skuteczne zapanowanie nad zasobami znajdującymi się w przedsiębiorstwie. Dlatego zarządzanie licencjami powinno stanowić ważny punkt funkcjonowania Twojej firmy, zwłaszcza w przypadku rozrastającej się infrastruktury i zwiększenia oprogramowań w organizacji.

Oprogramowanie do zarządzania licencjami

Posiadając dużą liczbę komputerów w firmie, warto zainwestować w system informatyczny, który pozwoli odciążyć administratorów IT i usprawnić procesy związane z zarządzaniem licencjami. Jednym z dostępnych na rynku oprogramowań jest eAuditor, który umożliwia usprawnienie procesu rozliczania licencji. Poniżej znajdziesz 3 kluczowe korzyści wskazujące, że wybór tego systemu pomoże Ci efektywniej zarządzać licencjami oprogramowania w organizacji:

1. Pełna wiedza na temat posiadanych licencji – system eAuditor ułatwia dostęp do zakupionych licencji w organizacji. Dzięki temu administrator w szybki sposób może sprawdzić ich legalność, dołączyć do zasobów niezbędną dokumentację, a także szybko odnaleźć sprzęty z zainstalowanymi licencjami w organizacji. System automatycznie informuje także o zachodzących zmianach w zainstalowanych na komputerach poprogramowaniach.

2. Optymalizacja wykorzystywanych licencji – posiadając wiedzę na temat licencji w kompleksowym systemie, możliwe jest optymalne wykorzystanie zasobów IT. To pozwala na podejmowanie racjonalnych decyzji w zakresie zakupów, co prowadzi do zmniejszenia kosztów utrzymania infrastruktury informatycznej. Dzięki temu możliwe jest określenie przydatności zainstalowanego oprogramowania na podstawie danych w systemie.

3. Łatwiejsza alokacja programów i licencji – prawidłowe zarządzanie licencjami pozwala określić, które oprogramowania są w organizacji używane, a które nie. Dzięki temu możliwe jest przeniesie niewykorzystywanych programów na stanowiska, które go potrzebują. Ma to duże znaczenie także pod kątem obniżenia kosztów funkcjonowania infrastruktury informatycznej.